Organizarea telemuncii

HAMOR Soft

Ce este telemunca?

Formă de organizare a muncii prin care salariatul, în mod regulat şi voluntar, îşi îndeplineşte atribuţiile specifice funcţiei, ocupaţiei sau meseriei pe care o deţine în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, folosind tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor.

Cu toate că ideea pare atrăgătoare, telemunca poate fi uneori mai grea decât munca de la birou.

În continuare incercăm să dăm soluţii pentru organizare care să elimine aceste greutaţi.

Construiește-ți un program de lucru eficient şi planifică-ți sarcinile

Înainte de a începe munca, planifică-ți sarcinile pentru ziua, săptămâna respectivă. În acest fel, vei fi mai organizat. De asemenea, vei avea și o imagine de ansamblu a ceea ce trebuie să faci în ziua , săptămâna  respectivă.  

Lasă loc în programul tău pentru lucruri neașteptate, cum ar fi apeluri telefonice, e-mailuri de serviciu sau sarcini mai urgente. Acesta am învăţat de la un curs de gestionarea timpului, organizat de Ficz Antal.

Pentru a ne putea organiza folosim Modulul de Calendar din Odoo. Dacă lucrezi în echipă, platforma iţi asigură să vezi şi activitatea celorlalţi.În calendar de regulă nu se înscriu activităţile de rutină, ci doar cele ocazionale şi evenimentele. 


Creează-ți un spațiu potrivit pentru muncă

E bine să ai o cameră dedicată pentru muncă.

Este de preferat să lucrezi pe laptop pentru ca să ai mobilitatea necesară, dacă temporar trebuie să lucrezi din altă parte. Poţi utiliza monitoare secundare, mouse, tastatură secundară.

Scaunul să fie ergonomic, reglabil şi cu mânere pe care se sprijină coatele. Ecranele trebuie aşezate perpendicular pe sursa de lumină, astfel încât lumina să nu se reflecte pe ecran.

Încearcă să ai toate documentele digitalizate. Dacă trebuie să urmăreşti un document in paralel, afişează-l pe monitorul secundar. 


Poţi organiza şi un colţ de cameră.


Organizează-ți computerul

Cel mai indicat ar fi să îți creezi foldere cu denumiri sugestive. Astfel, poți regăsi fișierele de care ai nevoie mult mai repede.


De asemenea, este foarte indicat să îți organizezi și bara de instrumente a browserului. Îți poți salva la favorite anumit site-uri ca să le accesezi cât mai ușor mai târziu.


Evidenţierea orelor de muncă

 

În cazul implementării telemuncii, angajatorul trebuie să asigure evidențierea orelor de muncă prestate de salariat.
Soluția este o platformă în care telesalariații își pot înregistra orele de muncă pe bază de “user” și “parolă” comunicată individual fiecărui telesalariat / rapoarte detaliate de activitate transmise cu o frecvență stabilită de părți.


Pentru aceasta evidenta noi folosim doua module de la Odoo, Attendance si Timesheet.

Attendance ne măsoară orele efectiv lucrate, iar în Timesheet specificăm sarcinile pe care le-am efectuat. Acesta este util nu numai pentru angajator, dar şi pentru clienţi, pentru că la facturare putem ataşat un decont cu toate lucrările executate. 


Chat

Pentru a menţine legătura permanentă cu colegii din echipă se poate folosi o aplicaţie de chat. Recomandăm utilizarea chat-ului în pereche şi în grup. Prin chat-ul în grup putem comunica informaţii care privesc tot grupul, dar acest chat mai are şi rolul de a crea o atmosferă de birou virtual, ştiind ce se întâmplă în grup. Este recomandabil ca pe acest chat comun să apară informaţii la intervale de cel puţin jumătate de oră sau oră.     

Meeting

Pentru întâlnirile virtuale cu colegii de "birou" se foloseşte o platformă de meeting. 


Recomandări:

  • Utilizaţi afişarea permanentă a participanţilor, dar obligatoriu a persoanei care vorbeşte.
  • Cel puţin un meeting la începutul programului, zis "meeting de băut cafea". În cadrul acestuia, după o scurtă discuţie neformală se analizează activitatea zilei precedente şi se planifică activitatea zilei curente, eventual şi a zilelor următoare. În cadrul meetingului se pot afişa şi ecranele participanţilor.
  • Pe parcursul zilei - ori de câte ori este nevoie - se pot organiza meetinguri cu participarea persoanelor care lucrează la acel subiect. Meetingurile sunt necesare dacă tema este mai complexă şi nu poate fi discutată eficient pe chat.

 

Managementul proiectelor

Managementul de proiect constă în planificarea, organizarea și gestionarea (controlul) sarcinilor și resurselor, ce urmărește atingerea unui anumit obiectiv, în condițiile existenței unor constrângeri, referitoare la timp, resurse și calitatea lucrărilor.

În Odoo se definesc sarcini care se pot vizualiza pe o tabelă care arată stadiul realizării sarcinii respective.


Legislaţie

Telemunca este reglementată in Legea nr. 81/2018 privind reglementarea activitatii de telemunca. Activitatea de telemunca se poate realiza daca atat angajatul, cat si angajatorul sunt de acord cu acest lucru. De aceea, daca partile au convenit la trecerea la un regim de telemunca, acest lucru se precizeaza intr-un act aditional la contractul individual de munca in care se trece locul in care isi va desfasura activitatea angajatul, precum si orele/zilele. In cazul in care vorbim de un nou angajat ce va incepe in regim de telemunca, aceste prevederi se trec direct in contractul individual de munca. Aceste informatii se raporteaza si in Registrul General de Evidenta a Salariatilor(Revisal).

Noutatile aduse reglementarilor de telemunca constau in suma de maxim 400 lei, pe care angajatorii o pot acorda angajatilor ce desfasoara activitati de telemunca. Codul fiscal aduce cateva precizari legate de modalitatea in care se trateaza aceste cheltuieli, astfel:

  • Art 76 (4) lit. w din Codul Fiscal mentioneaza că:

g) sumele acordate angajaţilor care desfăşoară activităţi în regim de telemuncă pentru susţinerea cheltuielilor cu utilităţile la locul în care angajaţii îşi desfăşoară activitatea, precum electricitate, încălzire, apă şi abonamentul de date, şi achiziţia mobilierului şi a echipamentelor de birou, în limitele stabilite de angajator prin contractul de muncă sau regulamentul intern, în limita unui plafon lunar de 400 lei corespunzător numărului de zile din luna în care persoana fizică desfăşoară activitate în regim de telemuncă. Sumele sunt acordate fără necesitatea de prezentare a documentelor justificative.

Cf. art.142 aa1) pct.7 şi art.157 (2) se datorează CAS şi CASS dacă suma nu se încadrează în cei 400 lei sau dacă se depăşeşte plafonul de 33% din salariul de bază pentru sumele enumerate acolo.


Art 25 (2/1): cheltuielile suportate de angajator aferente activitatii in regim de telemunca pentru salariatii care desfasoara activitatea in acest regim, potrivit legii, sunt cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal. (obs. - sunt cheltuieli deductibile la calculul impozitului pe profit). 


Condiţii care trebuie îndeplinite pentru a beneficia de acest tratament fiscal:

  - angajatii care primesc suma de 400 lei pentru suportarea cheltuielilor trebuie să lucreze în regim de telemuncă, conform contractului de muncă/actului adiţional la contractul de muncă înregistrat în Revisal; 

  - suma care se acordă trebuie să fie prevăzută în contractul de muncă/actul adiţional la contractul de muncă sau în regulamentul intern.


Suma trebuie ajustată corespunzător conform numărului de zile lucrate efectiv în regim de telemuncă.