Noţiuni generale

Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura  = ansamblul de principii, reguli și aplicații informatice având drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice, stocarea prin mijloace electronice a facturilor și transmiterea către destinatar.

Ce este sistemul RO e-Factura?

Elemente principale ale facturii electronice

• identificatorii de proces și de factură;
• data facturii;
• identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrările;
• destinatarul facturii electronice;
• beneficiarul plății;
• reprezentantul fiscal al emitentului;
• tipul de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrări executate;
• referirea la contractul de achiziții publice/sectoriale, de concesiune de lucrări și servicii
• detalii privind executarea lucrărilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor;
• instrucțiuni de plată;
• informații privind creditări sau debitări;
• informații privind pozițiile de pe factură;
• defalcarea TVA;
• totalul facturii.
  

Exemple: 

- Factura tiparita din ERP: 

- Sigiliul electronic MF: 
- Factura electronică tipărită în PDF: 

Fazele transmiterii

  - Emitentul

• transmite factura în Sistemul RO e-Factura (prin SPV), în 5 zile lucrătoare de la data emiterii.
• Nerespectarea termenului se sancţioneză începând cu 01.04.24! 
  Dacă este OK, descarcă fişierul zip cu sigiliul electronic MF.
  
• Dacă nu este OK, se descarcă un mesaj de eroare,
  factura se corectează şi se retransmite.
• În sem.I.2024 factura se trimite clientului şi în mod clasic (PDF, hârtie).
• De la 1 iulie 2024 exemplarul original al facturii este XML-ul cu semnătura ANAF, numai acesta poate fi introdusă în contabilitate.
• De la această dată, termenul de transmitere devine 5 zile calendaristice de la data emiterii.
  

  - Destinatarul

• descarcă facturile primite din SPV
  
• în sem.I. 2024 primeşte factura şi personal, prin email etc.
  

Schema procesului RO e-Factura

Paşi de pregătire recomandaţi

   - Pregătire acces în SPV

• achiziţie semnătură digitală
• creare cont în SPV
• dacă încărcarea e-Facturilor în SPV se execută automatizat, este necesar şi Token de acces, care se obţine in 2 etape:
   - pe SPV -> se obţin codurile Client Id şi Client Secret
   - în hMARFU din aceste coduri se generează un token de acces cu care se pot incărca automat e-facturile.

Pentru instrucţiuni de configurare şi obţinere token pentru transmiterea automată a e-facturilor prin platforma SPV click aici

   - Pregătire BD

• Curăţarea bazei de date hMARFA
• Înscrierea unităţilor de măsură tip UN/ECE
• Pentru codurile NC/CPV se regăsesc nomenclatoare în hMARFU
• Codurile NC trebuie utilizate cel puţin pentru produsele cu risc fiscal
• În relaţia cu entităţile publice se utilizează codurile CPV
• Completare date clienţi.